Comment faire des listes utiles

Au travail ou à la maison, nous faisons toutes des listes de choses à faire. Mais est-ce une bonne solution ? Laurence Einfalt, experte en organisation, nous répond.

Pourquoi avons-nous besoin de faire des listes ?

D'une manière générale, les listes permettent de nous "vider la tête". Il faut reconnaître que notre mémoire n'est pas aussi fiable que nous le croyons. Avez-vous déjà remarqué que nous nous rappelons des choses à faire quand ce n'est pas le moment ? Ou lorsque nous nous ne sommes pas disponibles pour passer à l'action ?
Les listes nous permettent aussi d'ordonner une séquence d'actions : d'abord je fais ça, puis ça... Plus votre vie est pleine, plus les listes peuvent vous aider.

Avez-vous des exemples de bonnes et de mauvaises listes ?

Une bonne liste est une liste contextuelle. Exemple bien connu : la liste de courses. Remplie au fur et à mesure des besoins, ou juste avant de partir au supermarché, elle est valable dans le magasin et uniquement dans ce contexte. Une mauvaise liste est une liste mal définie, qui ne nous permet pas de passer véritablement à l'action . Exemple :

- anniversaire Bastien
- voiture
- dentiste

"Une liste utile est composée de phrases contenant un verbe"

A partir de cette liste, difficile de dire par quoi commencer et surtout que faire. Autre exemple : la liste de "vœux pieux" ou l'empilement de sites Internet favoris non classés. Tout y est, certes, mais, encore une fois, ces listes n'aident pas à agir.

Quelle est la meilleure façon de faire des listes afin d'être plus efficace ?

Pensez "action" ! Une liste utile est composée de phrases contenant un verbe (commencer, écrire, répondre, rappeler...). Vous la constituez au fur et à mesure que les événements ou les idées arrivent. Vous indiquez par un code (couleur ou pictogramme) vos urgences de la journée et vous passez à l'action en vous y reportant. Cochez chaque tâche accomplie, c'est bon pour le moral !
Maintenant, reste la question du support. Faire une liste et la perdre, c'est dommage. Je conseille donc de mettre la liste de courses dans la cuisine, les liste d'actions dans un cahier, et la liste de cadeaux dans votre agenda.
Pour finir, il y a liste et "gribouillage". Noter tout et n'importe quoi, n'importe où, ne fonctionne pas. On finit par égarer les bouts de papiers et surtout, le contexte. Les personnes qui fonctionnent ainsi cherchent à fixer le savoir et pensent que toute information est potentiellement intéressante. Ce sont des "écureuils de l'information", qui amassent les données mais ne savent pas toujours les retrouver.


 En savoir plus : le site de Laurence Einfalt

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